Event management  یا مدیریت مراسم به طراحی و اجرای مراسم با اندازه بزرگ با هدفی مشخص اطلاق میگردد.

 

هر مراسمی نیاز به برنامه ریزی دقیق در ۳ مرحله دارد؛ فاز پیش مراسم، خود مراسم و مرحله بعد مراسم دارد.  هر کدام از این مراحل از اهمیت بسزایی برخوردار است.

 

هدف از این مطلب ارائه چک لیستی جهت تسهیل در مدیریت ایونت است و شما می توانید با توجه به تخصص های مورد نیاز کل کار یا بخشی از آن را برون سپاری کنید.

 
در صورت تمایل تیم متخصص راهکارهای همراه آماده همکاری طبق مدل پیشنهادی شما می باشد. ما برگزاری مراسم در سراسر ايران و كشورهای همسايه را برای شركت های بين المللی در روزمه كاری خود داريم و نتايج ارزنده ای كسب كرده ايم. تيم خبری و همكاری نزديک با اصحاب رسانه از ديگر مزيت های تيم ماست.
 
 
طرح پیشنهادی ما برای مدیریت مراسم ها در حالت کلی به صورت زیر می باشد و شما بر اساس نیازهای مراسم می توانید مراحل را کوتاه یا گسترده نمایید:
 
مرحله اول
زمان برنامه ریزی: ۴ تا ۶ ماه قبل مراسم 
فعالیت های مورد نیاز:
  • تعیین اهداف مراسم به ریز
  • انتخاب تاریخ 
  • انتخاب محل برگزاری و امکانات مورد نیاز
  • تنظیم برنامه کلی 
  • برآورد هزینه
  • تعیین مدیر اجرایی و هیات نظارت و تصمیم گیری
  • برنامه انتشار و برندینگ مراسم( طراحی اقلام تبلیغاتی و چاپی ، سایت ، ...)
  • برنامه رسانه و روابط عمومی
  • برنامه سخنرانان 
  • لیست مدعوین
  • برنامه های تفریحی
  • لیست اسپانسرها ، شرکا
مرحله دوم
زمان برنامه ریزی: ۳تا ۴ ماه قبل مراسم
فعالیت های مورد نیاز:
  • نهایی کردن موضوع سخنرانی فایل های سخنرانی ها 
  • هماهنگی برنامه سفر اقامت و بلیط
  • نهایی سازی قراردادها
  • نهایی سازی فایل هزینه و یا درآمد
  • اجرای نحوه ثبت نام و انلاین 
  • تعداد اسپانسر ها و شرایط
  • برنامه لاجستیک
  • مجوز ها 
  • تجهیزات 
  • ریز برنامه پذیرایی
  • نفرات اجرایی و نگهبانی و میزبانان
  • رسانه ها 
  • فهرست برنامه  و زمان ها
  • اماده سازی مطالب جهت نشر
  • برنامه مارکتینگ و انلاین مارکتینگ
 
مرحله سوم
زمان برنامه ریزی: ۲ ماه قبل
فعالیت های مورد نیاز:
  • اطلاع رسانی
  • رزرو بلیط ها و محل اقامت 
  • دریافت فایل سخنرانی ها 
  • نهایی سازی اسپانسر ها 
  • انتشا ر  اسامی افراد مهم و سخنرانان در رسانه
  • انتشار ویدیو های تبلیغاتی و مطالب سایت و رسانه
مرحله چهارم
زمان برنامه ریزی: ۲ ماه قبل
فعالیت های مورد نیاز:
  • ۱ هفته قبل
  • نشست هیات برگزاری و گزارش روند اجرا
  • نهایی سازی برنامه و زمان
  • جلسات بریف تمامی میزبانان و تیم اجرایی
  • اماده سازی کارت نام برای همه 
  • چیدمان سالن 
  • هدایا
  • تهیه لیست ،نام و تلفن عوامل
  • مصاحبه در حاشیه مراسم
مرحله پنجم
زمان برنامه ریزی: ۱ روز قبل
فعالیت های مورد نیاز:
  • هماهنگی مدیا
  • چیدمان میزها
  • هماهنگی پارکینگ
  • تمرین اجرا
  • چک تجهیزات سالن
 
مرحله ششم
زمان: روز مراسم
فعالیت های مورد نیاز:
  • تمرین اجرا
  • بررسی مجدد تمام تجهیزات
  • آماده بودن پلن ثانویه برای مدیریت هرگونه اتفاق پیش بینی نشده
 
مرحله هفتم:
زمان: بعد مراسم
فعالیت های مورد نیاز:
  • گزارش مراسم
  • عکس های منتخب
  • ویدیو های کوتاه
  • امور روابط عمومی و انتشار

با ما در تماس باشید و بهترین ها را تجربه کنید.